Privacy Policy vv Born
vv Born hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. vv Born houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden (bv pasfoto bij inschrijving, teamfoto en foto speler voor de website) waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan direct marketing bedrijven.
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als vv Born zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door vv Born verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Communicatie over activiteiten van de vereniging, informatie met betrekking tot de teams waarin de leden spelen of de automatische incasso van de verschuldigde contributie;
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Het door de aspirant lid of ouder/wettelijk vertegenwoordiger van een aspirant jeugdlid ondertekende aanmeldformulier vv Born incl. pasfoto ten behoeve van de digitale spelerspas;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan vv Born de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Adres;
- Postcode en woonplaats;
- (Zakelijk) Telefoonnummer;
- (Zakelijk) E-mailadres;
- IBAN nummer en bankgegevens;
- Relevante medische gegevens;
- Beroep(en) ouders en/of wettelijke vertegenwoordiger;
- Geslacht.
Uw persoonsgegevens worden door vv Born opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal de wettelijk verplichte termijn van 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens voor Nieuwsbrief abonnees
Niet van toepassing: vv Born heeft geen nieuwsbrief.
Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde
Niet van toepassing: vv Born verstrekt geen gegevens aan derden voor bovengenoemde activiteiten.
Verwerking van persoonsgegevens van Medewerker(s)
Persoonsgegevens van Medewerkers worden door vv Born verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De arbeidsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan vv Born de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Salarisgegevens;
- Kopie ID;
- BSN-nummer;
- IBAN nummer en bankgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door vv Born opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor de wettelijk verplichte termijn van 7 jaar.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de internetomgeving van de website van vv Born (bv teaminfo en verjaardagen) door Voetbalassist;
- Het verzorgen van de (financiële) administratie;
- Het verzorgen van de ledenadministratie tbv de KNVB (in casu Sportlink).
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
vv Born bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Partijen die vv Born benut voor ledenadministratie als website (in casu Voetbalassist en Sportlink) hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
vv Born heeft de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens vv Born van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen (tbv wijzigen gegevens in Sportlink danwel het CMS systeem van de website van vv Born;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze leden die toegang hebben tot de systemen van CMS-systeem website alsook Sportlink zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met het bestuur op!
Het bestuur heeft dit privacy protocol vastegsteld in haar vergadering van 25 april 2018.
AVG verklaring
De stichting AVG voor verenigingen verklaart dat vv Born op 16 april 2018 het AVG programma heeft doorlopen en dat ze handelt zoals ze datzelf heeft aangeduid. De verklaring treft u hier aan.
Contactgegevens
vv Born
Octavianus 27
6121 NT Born
secretaris@vvborn.nl
